Vergaderingen zonder agenda zijn de hoofdoorzaak van onproductieve sessies. Laten we het spel veranderen met deze agendasjablonen voor productieve vergaderingen.
Dus je leeft in een gemeenschapsleven, maar hebt geen onzinnige bijeenkomsten bijgewoond? Maak je een grapje? We hebben allemaal deelgenomen aan verschillende bijeenkomsten waar we ofwel geen kans kregen om bij te dragen, ofwel geen enkele trace hadden over de discussie.
Bijgevolg keren we terug naar onze tafel zonder specifieke resultaten en onproductieve uren. Gelukkig kun je by way of de agenda nog steeds positieve verandering in je vergadering brengen.
Vandaag zal ik u in dit artikel niet alleen helpen begrijpen wat vergaderagenda’s zijn, maar ik zal u ook enkele van de beste vergaderagenda-sjablonen geven om het meeste uit uw vergadering te halen. Laten we nu niet veel tijd nemen en beginnen met de productiviteit.
Wat zijn de voordelen van het documenteren van vergaderagenda’s?
Voordat we ingaan op de voordelen van het documenteren van vergaderagenda’s, wil ik u eerst vertellen wat vergaderagenda’s zijn. Een vergaderagenda is een kort vergaderplan of overzicht dat door de organisator met alle deelnemers wordt gedeeld. De vergaderagenda helpt het group bij het stellen van duidelijke verwachtingen voor de vergadering, welke vragen moeten worden beantwoord en meer.
Terugkomend op de vraag: wat zijn de voordelen van het documenteren van vergaderagenda’s? Hier volgen enkele voordelen van het documenteren van vergaderagenda’s.
Iedereen kan een bijdrage leveren
De belangrijkste uitdaging van elke ongeplande vergadering is dat niet alle deelnemers tijdens de vergadering kunnen blijven spreken. Dit kan verschillende redenen hebben; óf ze weten niet wat ze moeten zeggen, óf anderen laten ze niet praten. Maar de situatie kan omdraaien als u uw vergadering documenteert. Omdat de vergaderdocumentatie alle deelnemers laat weten waarom, hoe en wanneer de vergadering plaatsvindt.
Optimaliseer de tijd
Vergaderdocumentatie bestaat niet uit iets specifieks over de tijd. Maar toch kan het ervoor zorgen dat de vergadering kort en productief blijft. Het moedigt de teamleden aan om de doelstellingen van de vergadering vooraf te begrijpen en neemt alle verwarring weg. Bovendien helpt vergaderdocumentatie om off-topic gesprekken te voorkomen, wat tijd bespaart.
Kan de discussie volgen
Het belangrijkste kenmerk van het documenteren van vergaderingen is goed gecategoriseerde en georganiseerde gegevens. Dankzij deze functies kunnen de deelnemers aan de vergadering gemakkelijk de discussies volgen en hun punten kenbaar maken, omdat ze weten wat er gaat gebeuren en wanneer ze kunnen spreken.
Houd een verslag bij van het gesprek
Vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van elk bedrijf en elke onderneming. Het kan zijn dat u twee of meer vergaderingen per dag moet bijwonen en soms niet eens één. Maar kunt u zich elk punt en plan herinneren dat tijdens de vergadering is gemaakt?
Daarom kan vergaderdocumentatie u helpen alle belangrijke aantekeningen op een georganiseerde manier te maken. Daarnaast kan documentatie van bijeenkomsten later ook worden gebruikt om de samenvatting van de discussie te delen met afwezige deelnemers.
Hoe kan een sjabloon voor een vergaderagenda u helpen bij het organiseren en stroomlijnen van de vergadering?
Op het second dat je weet wat een vergaderagenda is en wat de voordelen ervan zijn, ben je zeker benieuwd hoe je een vergaderagenda maakt. Maar het plannen van een vergaderagenda is niet zo eenvoudig als klussen in één minuut. Maar het web heeft de meeste complexe taken echter eenvoudig gemaakt.
Daarom kunt u, in plaats van zelf een vergaderagenda te plannen, altijd kiezen voor on-line vergaderagenda-sjablonen. Deze vooraf ontworpen sjablonen die de redenen en structuur van een vergadering schetsen, bieden verschillende voordelen. De belangrijkste voordelen van het gebruik van vergaderagendasjablonen worden hieronder besproken.
Stroomlijnen
Met sjablonen voor vergaderagenda’s kunt u een productieve vergaderagenda maken, waardoor uw vergadering verder wordt gestroomlijnd door een duidelijke handleiding voor alle deelnemers aan de vergadering. Deze sjablonen bevatten alle noodzakelijke onderwerpen en acties die tijdens de vergadering moeten worden besproken.
Hierdoor hoeven de aanwezigen niet op het laatste second aan alle essentiële punten te denken. In plaats daarvan kunnen ze zich al eerder voorbereiden met behulp van documentatie.
Tijd besparen
Het opstellen van een vergaderagenda is niet eenvoudig. Naast het bedenken van alle essentiële kernpunten, moet je de agenda ook in een specifieke vorm ordenen en categoriseren om te voorkomen dat je relevante onderwerpen mist.
Dat is waar vergaderagenda-sjablonen te hulp komen. Sjablonen voor vergaderagenda’s bevatten al goed georganiseerde en gecategoriseerde gegevens. U hoeft alleen de essentiële punten eraan toe te voegen, en deze functie bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat u alle onderwerpen kunt behandelen zonder veel tijd te besteden.
Talloze opties
Zoals we weten zijn niet alle bijeenkomsten hetzelfde. Dus zelfs de agenda van de vergadering kan niet hetzelfde zijn. Maar toch hoeft u zich geen zorgen te maken, aangezien verschillende on-line platforms talloze soorten vergaderagenda-sjablonen aanbieden.
Of u nu op zoek bent naar een persoonlijk seek the advice of of een group heeft, u kunt uw vergadering binnen enkele seconden vinden en organiseren by way of on-line agendasjablonen. Zelfs projectplanning wordt eenvoudiger met behulp van de juiste vergadersjablonen.
Volgens een current onderzoek besteedt ongeveer 83% van de werknemers tot 33% van hun werkweek aan vergaderingen, en besteedt een gemiddelde werknemer minstens drie uur aan vergaderingen. Deze cijfers zijn ruim voldoende om te zeggen hoe tijdrovend de vergaderingen zijn.
Daarnaast kunnen deze vele uren ook voor niets zijn als de bijeenkomsten niet het gewenste resultaat opleveren. Daarom is het essentieel om een goed georganiseerde vergaderagenda te hebben om tijd te besparen en een productief resultaat te behalen. Hier zijn enkele van de beste vergaderagenda-sjablonen waarop u kunt vertrouwen voor uw volgende vergaderingen.
Hugo
Wanneer je zoekt naar sjablonen voor vergaderagenda’s, zie je Hugo altijd bovenaan staan. Het komt niet door een goede marketingstrategie, maar ook door hun diensten. Hugo biedt meer dan 80 free of charge sjablonen voor vergaderagenda’s, gemaakt door ervaren mensen. U kunt sjablonen vinden voor verschillende vergaderingen, zoals ideeën voor advertentiecampagnes, vergaderingen met alle handen, notulen van eenvoudige vergaderingen en meer.
De vergaderagendasjablonen van Hugo ondersteunen zowel Phrase als Google Docs. Daarnaast kun je ze ook in Fellow gebruiken. Hugo biedt sjablonen in 13 verschillende categorieën, waaronder agile vergadersjablonen, één-op-één vergaderingen, vergadersjablonen, enz.
Hugo wordt geleverd met nog veel meer further functies voor de gebruikers. Hugo laat de gebruikers bijvoorbeeld aantekeningen maken, gezamenlijk vergaderagenda’s voorbereiden, agenda’s synchroniseren en meer. Hugo is een gebruiksvriendelijke web site. Je kunt er dus in een fractie van de tijd aan wennen.
Hugo is vrij. U kunt echter altijd kiezen voor de premiumversie voor meer functies.
Kanva
Dit is een populaire applicatie die de meesten van ons dagelijks gebruiken. Maar wist je ooit dat onze favoriete bewerkingsapp Canva je ook kan helpen met het samenstellen van een perfecte vergaderagenda? Zo niet, geen zorgen; je weet nu.
Canva is een krachtige applicatie met verschillende sjablonen, zoals uitnodigingen, posts op sociale media en dergelijke. Maar de sjablonen voor de vergaderagenda vormen de kers op de taart. Canva biedt tientallen free of charge sjablonen voor vergaderagenda’s die eenvoudig kunnen worden gebruikt, bewerkt en afgedrukt.
In de app vindt u zowel formele als informele sjablonen. Daarnaast biedt Canva ook aanpasbare agendapresentatiesjablonen, waarmee u uw vergadering nog authentieker en productiever kunt maken. Omdat we al bekend zijn met Canva, zou het gebruik van deze web site voor niemand zo moeilijk zijn.
Asana
Bent u op zoek naar sjablonen voor vergaderagenda’s die aan al uw kantoorbehoeften voldoen? Asana kan je redden. Asana is een free of charge on-line web site die uw vergaderingen tot leven kan brengen en ze productiever en spannender kan maken.
Het is een eenvoudig te gebruiken web site met de beste vergaderagenda-sjablonen voor u. De sjablonen op deze web site verlichten uw lasten, omdat deze sjablonen alle essentiële onderwerpen en punten bevatten die tijdens een vergadering moeten worden besproken.
Qua typen biedt Asana zowel basis- als geavanceerde sjablonen. Hier vindt u goed gestructureerde vergaderagendasjablonen op foundation van specifieke soorten vergaderingen. Of u nu op zoek bent naar projectstartbijeenkomsten, teambrainstormbijeenkomsten, bedrijfsbrede bijeenkomsten of een ander kind sjabloon, Asana kan uw werk binnen enkele seconden verlichten.
Smartsheet
Smartsheet is een free of charge on-line web site die verschillende sjablonen voor vergaderagenda’s biedt. De web site biedt een overzichtelijke en uitgebreide lijst, waardoor uw zoekopdracht eenvoudiger en duurzamer wordt.
Deze web site bevat verschillende soorten vergaderagendasjablonen, zoals klassieke vergaderagendasjablonen, conferentieagendasjablonen, agendasjablonen voor informele vergaderingen, agendasjablonen voor bestuursvergaderingen en meer.
Naast verschillende sjablonen is Smartsheet een handig hulpmiddel voor bedrijven, omdat deze web site veel further functies biedt, zoals realtime samenwerking, geautomatiseerde workflow, betere zichtbaarheid en meer. Over het geheel genomen kunt u concluderen dat Smartsheet een perfecte vergaderassistent is.
Trello
Trello is een populaire en vertrouwde web site en app. Trello wordt beschouwd als de perfecte projectmanager. Dit platform helpt u bij het organiseren van taken, het beheren van projecten en meer. Op het gebied van sjablonen biedt Trello talloze sjablonen voor vergaderagenda’s die eenvoudig kunnen worden gebruikt en aangepast.
Daarnaast stelt Trello zijn gebruikers ook in staat afbeeldingen en documenten te uploaden om hun werk efficiënter te beheren. Bovendien kunt u ook rechtstreeks vanaf de web site samenwerken met uw teamleden om de agenda van de vergadering te delen en u op te slaan.
Miro
Het vinden van één platform voor al uw kantoorbehoeften is een fluitje van een cent. Maar Miro heeft al die functies. Miro is een free of charge web site met verschillende vergaderagenda-sjablonen en geavanceerde functies.
Het primaire sjabloon van Miro is de agenda van de teamvergadering. Deze sjabloon bevat alle essentiële gegevens, die later kunnen worden gebruikt om verstandige beslissingen over het bedrijf te nemen. Agendasjablonen voor teamvergaderingen kunnen u helpen de voortgang te beoordelen, relevante projectupdates te delen, individuele inspanningen te erkennen en meer.
Het agendasjabloon voor teamvergaderingen wordt beschouwd als een krachtig sjabloon. Dit sjabloon kan eenvoudig worden aangepast voor elke andere afdeling, zoals marketingcampagnes, sprintplanning, enz.
Atlassisch
Als u op zoek bent naar een productieve vergaderagendasjabloon voor alle handen, kunt u uw zoekopdracht eindigen op de volgende web site. Atlassian is een free of charge web site die talloze soorten vergaderagenda-sjablonen biedt. Maar deze web site is het meest bekend om zijn vergaderagendasjabloon voor alle handen.
All-hand conferences worden beschouwd als een van de meest kritische conferences van elke organisatie. Met dit in gedachten biedt deze web site u de beste sjablonen voor vergaderagenda’s voor alle handen die een transparant en verbindend format bieden.
Deze sjabloon van Atlassian bevat elk discussieonderwerp. Van doelen tot het onder de aandacht brengen van een specifiek group, deze sjabloon zal uw bijeenkomst op geen enkele manier teleurstellen. De agendasjabloon voor vergaderingen van Atlassian voor alle handen biedt een productief en grondig agendaformaat waar elk bedrijf voor moet kiezen.
Conclusie
Vergaderen is een essentieel onderdeel van de organisatie. Het laat de teamleden hun doelen, huidige positie, plannen en andere bedrijfsfactoren kennen. Maar wat voor zin heeft het om urenlang in vergaderingen te zitten als de deelnemers terugkomen met de vraag: “Wat is het nut van deze vergadering?”
Dat is de reden dat een bedrijf agendasjablonen voor vergaderingen moet gebruiken. Vandaag hebben we in deze weblog gesproken over enkele van de beste vergaderagenda-sjablonen die uw vergadering niet alleen productief kunnen maken, maar er ook leven aan kunnen toevoegen.
U kunt ook enkele van de beste apps voor stand-upvergaderingen op afstand verkennen voor Slack en Groups.