Als je van advertising of productontwikkeling houdt, heb je misschien deel uitgemaakt van het scrum- of sprintproces. Die waarin de teamleiders specifieke taken toewijzen die binnen een bepaald tijdsbestek moeten worden bereikt en de projectvoortgang naast elkaar meten.
Vaak wordt het bijhouden van de voortgang een hele klus. Je ogen zijn overal verspreid, maar niet genoeg om de prestaties of gevolgen van individuele taken te overzien. Om dit probleem op te lossen, komen burndown-grafieken in beeld.
Met Burndown-diagrammen kunnen projectleiders eenvoudig de projectvoortgang en de prestaties van het crew volgen, meten en evalueren through visuele representaties en in een gecentraliseerd formaat.
In deze weblog gaan we begrijpen wat burndown charts zijn, hoe ze voordeel opleveren voor agile groups, en hoe je er een kunt maken en analyseren om je dagelijkse werklast te stroomlijnen.
Wat is een burndown-grafiek?
Een burndowngrafiek is een grafische weergave van de geplande ‘burndown’, dat wil zeggen de voltooiing van taken ten opzichte van de daadwerkelijke burndown over een vooraf bepaalde periode.
De periode varieert van bedrijf tot bedrijf; Sommigen gebruiken burndown-grafieken om de voortgang tijdens een dash (2 weken) bij te houden, terwijl anderen er de voorkeur aan geven de algehele projectstatus bij te houden.
In beide gevallen kan een burndown chart agile groups en projectmanagers helpen bij het bepalen van:
- Totaal werk op elk punt in de tijd/iteratie
- Resterende taken
- De werkelijke snelheid van het crew
- Geschatte snelheid van het crew
De bovenstaande afbeelding is een voorbeeld van een burndown-grafiek.
Maar waarom loopt de grafiek naar beneden?
Over het algemeen zetten we in een burndowndiagram het resterende werk (in verhaalpunten, taken of andere relevante eenheden) uit tegen de resterende tijd om het challenge te voltooien. Naarmate de taken zijn voltooid, daalt de lijn op de kaart of ‘brandt deze af’, wat de voortgang richting de voltooiing van het challenge aangeeft.
Dit klinkt misschien te technisch, dus laten we de componenten van een burndown-diagram opsplitsen en ze duidelijk begrijpen.
Onderdelen van een Burndown-diagram
Deze specifieke burndown-grafiek heeft vier belangrijke componenten:
#1. X-as
De horizontale as vertegenwoordigt de tijdsperiode van het challenge, meestal gemeten in dagen of weken. Het begint bij het start van het challenge en eindigt op de einddatum van het challenge.
#2. Y-as
De verticale as vertegenwoordigt de resterende hoeveelheid werk, meestal gemeten in storypoints of uren. Het begint met de totale hoeveelheid werk die moet worden gedaan aan het start van het challenge en eindigt met nul wanneer al het werk is voltooid.
#3. Ideale lijn (blauwe lijn)
Deze lijn vertegenwoordigt de ideale voortgang van het challenge, ervan uitgaande dat de werkzaamheden in een fixed tempo worden voltooid. Het wordt getekend van het startpunt tot het eindpunt en verbindt de twee punten met een rechte lijn.
#4. Werkelijke lijn (rode lijn)
Deze lijn geeft de werkelijke voortgang van het challenge weer, gebaseerd op de hoeveelheid werk die in de loop van de tijd is voltooid. Het wordt getekend door de gegevenspunten te verbinden die het resterende werk op elk tijdsinterval laten zien.
Voordelen van het gebruik van een Burndown-diagram
#1. Verbetert de transparantie
Agile projectontwikkelingsprocessen zijn vaak niet transparant. Het crew is zich er niet van bewust waar ze zich in de ontwikkelingscyclus bevinden of hoe elk individu bijdraagt aan het challenge.
Een burndown chart geeft een transparant beeld van de voortgang van een challenge, zodat alle betrokkenen kunnen zien hoeveel werk er nog relaxation en hoe goed het crew voortgang boekt in de richting van zijn doelstellingen.
#2. Maakt vergelijkende analyse mogelijk
Door de beelden van de voltooide taken en de resterende taak in een diagram te plaatsen, kunt u uw voortgang in de loop van de tijd vergelijken. Dit helpt groups taken te verbinden met grotere doelen en zorgt ervoor dat taken gelijke tred houden met sprintdoelen.
#3. Vroegtijdige waarschuwingssignalen
Een burndown chart is niet iets dat voor eens en altijd geldt. Het traject beweegt zich in de loop van de tijd naarmate u vordert met het challenge. En zo kan het helpen potentiële problemen in een vroeg stadium te identificeren, bijvoorbeeld als het crew achterloopt op schema of als er onverwachte obstakels zijn.
#4. Bevordert communicatie
Door een dagelijks inspanningslogboek bij te houden en een platform te gebruiken om taakvereisten te visualiseren, kunnen teamleden hun workflow stroomlijnen en de communicatie verbeteren.
Hierdoor ontstaat een gecentraliseerde informatiebron waarmee iedereen – van belanghebbenden tot teamleden – verbonden en op de hoogte kan blijven van de standing van lopende taken.
#5. Proceed verbetering
Het visualiseren van uw projectvoortgang bij elke taakvoltooiing kan u ook helpen de knelpunten te identificeren.
Als uw werkelijke werk bijvoorbeeld drastisch afwijkt van het geplande werk, kunt u zien welke taken de productiviteit van het crew belemmeren. Of welke taak meer middelen nodig heeft om de voortgang in lijn te houden met de doelen.
Wie gebruikt een Burndown Chart?
In wezen kan een burndown-diagram worden gebruikt door iedereen die een challenge onder handen heeft en meerdere taken heeft om aan samen te werken.
Het is populair onder agile ontwikkelingsteams, scrummasters en sprinteigenaren om te monitoren hoe dicht ze bij het bereiken van einddoelen zijn.
In sommige gevallen kunnen managers zelfs de burndown chart gebruiken om de reikwijdte in de gaten te houden en te voorkomen dat hun projecten van de baan raken.
Burndown-diagrammen kunnen echter ook worden gebruikt door andere groups of individuen die betrokken zijn bij projectmanagement om de voortgang te monitoren en ervoor te zorgen dat het challenge op koers blijft.
Behoort u tot de scrummasters of projectmanagers die op zoek zijn naar de perfecte burndown chart voor uw crew? Dan is het volgende deel iets voor jou.
Hoe u een Burndown-grafiek maakt
Het maken van een burndown chart is geen rocket science, maar er is wel een bepaald technisch niveau voor nodig. Hier leest u hoe u in drie eenvoudige stappen een burndown-diagram maakt in Google Spreadsheets.
Stap 1: Schat de inspanningen
De eerste stap bij het maken van een burndowndiagram begint met het maken van een nauwkeurige gegevensset. En het belangrijkste bij het voorbereiden van een dataset is het inschatten van de inspanningen die nodig zijn om de doelen van de dash te bereiken.
U kunt dit gebruiken als uw ideale burndown-lijn, dat wil zeggen de geschatte tijd om een dash te voltooien. Wij raden u aan SMART-criteria te gebruiken om uw einddoelen en taaksnelheid te bepalen.
Het stellen van SMART-doelen betekent dat uw inspanningen:
- Sspecifiek voor het challenge
- Mmeetbaar en kwantificeerbaar met behulp van KPI’s
- Abinnen het tijdsbestek haalbaar is voor het crew
- Rafgestemd op de behoeften van u of uw klant
- Time-gebonden: stel een deadline voor de voltooiing van uw challenge
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat het uw doel is om uw dash in 14 dagen te voltooien met 112 uur werk. Dat komt neer op 8 uur werk per dag.
We hebben hier urenlang gemeten; je kunt taken koppelen aan een andere kwantificeerbare werklast, ook uitgedrukt in dagen of verhaalpunten.
In het geval van softwareontwikkeling kunnen deze taken de vorm aannemen van product backlog-items, dit zijn kenmerken die in het eindproduct moeten worden geïntegreerd.
Stap 2: Bouw een dataset
Laten we vervolgens alles onder een dataset plaatsen. In onze dataset hebben we het volgende:
- Datums met betrekking tot de dagen in de dash
- Ideale werkdruk of burndown
- Werkelijke burndown die overeenkomt met de information
Stap 3: Voeg een Burndown-diagram in
Selecteer vervolgens de gehele dataset en klik op Invoegen > Grafiek.
Google Spreadsheets genereert een standaarddiagram voor de dataset. Maar maak je geen zorgen; het zal ook een openen Grafiek-editor in de rechterzijbalk. Om het standaarddiagram te wijzigen in een burndowndiagram, klikt u op de Grafiektype vervolgkeuzelijst in de diagrameditor.
Selecteer Lijndiagram uit het diagramtype en uw burndowndiagram verschijnt.
Stap 4: Pas uw burndown-grafiek aan
Sluit de diagrameditor nog niet!
Klik op Aanpassen naast het tabblad Instellen om het uiterlijk van uw diagram te wijzigen.
De sectie heeft ruime aanpassingsmogelijkheden. U kunt de uitbrandlijnen vloeiender laten lijken, lijn- en achtergrondkleuren wijzigen, lettertypen en titels opnieuw uitvoeren, en meer.
U denkt waarschijnlijk dat dit allemaal goed is, maar hoe kunnen we deze grafiek optimaal benutten?
Hoe gebruik je een Burndown-grafiek?
Zoals we al zeiden, is een burndown chart alleen effectief als deze regelmatig wordt bijgehouden en gecontroleerd.
En dus zal de scrummaster of productmanager elke dag de gegevens beoordelen en bijwerken voor het aantal voltooide taken en resterende taken in de dataset.
Ondertussen kunnen ze prestaties uit het verleden analyseren en taken toevoegen of verwijderen op foundation van gebeurtenissen die zich tijdens het ontwikkelingsproces voordoen.
Deze informatie en de iteraties worden vervolgens in de dataset ingevoerd om een realtime weergave te geven van de nog te boeken voortgang.
Zodra u over een actueel burndown-diagram beschikt, kunt u dit verder gebruiken om de voortgang van uw challenge te analyseren. Het burndowndiagram bestaat uit twee lijnen: de blauwe lijn en de rode lijn.
De blauwe lijn vertegenwoordigt de “ideale” burndown, wat het geplande voltooiingspercentage van taken is, en de rode lijn vertegenwoordigt de “werkelijke” burndown, wat het werkelijke voltooiingspercentage van taken is.
Als de rode lijn boven de blauwe lijn ligt, betekent dit dat het crew vooruitgang boekt langzamer dan gepland, en als de rode lijn onder de blauwe lijn ligt, betekent dit dat het crew vooruitgang boekt sneller dan gepland.
Projecteigenaren kunnen deze informatie gebruiken om de leidende en achterblijvende indicatoren van de dash te identificeren.
Door bijvoorbeeld naar het burndowndiagram te kijken, kan een projectmanager de vertraging in de voortgang voorspellen als gevolg van een te hoge werkdruk of een lagere productiviteit. Daarom kunnen ze onmiddellijke strategieën implementeren of meer middelen toewijzen om het proces te versnellen.
Burndown-grafieksjablonen
Laten we nu eens kijken naar enkele sjablonen die u kunt gebruiken om ter referentie een burndown-diagram te maken.
#1. Miro
De Burndown Chart-sjabloon van Miro is een visuele software die is ontworpen om projectmanagers en groups te helpen de voortgang bij te houden en de werkdruk te beheren.
De sjabloon biedt een duidelijk en beknopt overzicht van de projectvoortgang in de loop van de tijd, waardoor groups potentiële knelpunten of verbeterpunten kunnen identificeren.
Enkele belangrijke kenmerken van deze sjabloon zijn onder meer de mogelijkheid om:
- Pas het diagram aan op foundation van de behoeften van uw challenge
- Voeg annotaties of notities toe aan specifieke punten op de kaart
- Houd de voortgang bij ten opzichte van specifieke mijlpalen of doelen
De sjabloon is eenvoudig te gebruiken en kan worden gedeeld met teamleden of belanghebbenden, waardoor het een ideaal hulpmiddel is voor samenwerkingsprojecten of externe groups.
#2. EdrawMax
De Agile burndown chart-sjabloon van EdrawMax is een uitgebreide en aanpasbare organigram-sjabloon. Het biedt een vooraf ontworpen en visueel aantrekkelijke structuur waarmee bedrijven de hiërarchie en afdelingen van hun organisatie kunnen schetsen.
De belangrijkste kenmerken van de sjabloon zijn de veelzijdigheid en aanpassingsmogelijkheden. Bovendien maakt de gebruiksvriendelijke interface het gemakkelijk om elementen aan het diagram toe te voegen of te verwijderen, zoals titels, rollen en afdelingen, en om de stijl en lay-out van het diagram te wijzigen.
Bovendien kunt u foto’s en contactgegevens van elk individu toevoegen, waardoor het een waardevolle bron voor bedrijven is om te delen met werknemers en belanghebbenden.
Het is een krachtig sjabloon voor bedrijven die de communicatie willen verbeteren en hun activiteiten willen stroomlijnen door hun organisatiestructuur te visualiseren.
#3. Visme
De Dash Burndown Chart-sjabloon van Visme is een krachtige software waarmee agile groups de voortgang tijdens de sprintcyclus van een challenge kunnen volgen. Hier zijn een paar dingen die we leuk vonden aan de sjabloon:
- Dankzij de volledig aanpasbare sjabloon kunnen gebruikers het ontwerp en de indeling van de grafiek aanpassen aan hun behoeften.
- Eenvoudig te gebruiken met drag-and-drop-functionaliteit waarmee gebruikers gegevens kunnen invoeren en de voortgang snel en efficiënt kunnen visualiseren.
- Plaats annotaties en notities om contexten en aanvullende informatie te bieden, zoals de totale hoeveelheid werk die moet worden voltooid, de capaciteit van het crew of eventuele belangrijke mijlpalen of gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op de sprintcyclus
Afsluiten
Burndown-grafieken zijn een gangbare praktijk geworden in Agile-ontwikkelteams en scrum-methodologie. Als u weet hoe u een burndown-diagram optimaal kunt gebruiken, kunt u uiteindelijk complexe projecten beter beheren.
In dit artikel hebben we geprobeerd elk facet van een burndown-diagram te behandelen. En inmiddels weet u dat er geen eenduidig idea bestaat bij het maken van burndown-diagrammen.
Waar let u op bij het maken van een burndown-diagram: tijd, werklast of verhaalpunten? Beslis dan en ga dan verder met de ontwerpfase van de burndown chart.